Chính sách chất lượng GPAT Nam Việt

Minh bạch từ vai trò, chuẩn hóa từ hồ sơ, an toàn từ gốc

Giải Pháp An Toàn (GPAT Nam Việt) xây dựng chính sách chất lượng nhằm đảm bảo mọi hoạt động tư vấn, tiếp nhận nhu cầu, điều phối huấn luyện an toàn lao động, hỗ trợ hồ sơ thẻ an toàn lao động, chứng nhận huấn luyện an toàn lao động và quan trắc môi trường lao động được triển khai minh bạch, đúng vai trò và bám sát nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

GPAT Nam Việt là thương hiệu tư vấn, tiếp nhận nhu cầu, điều phối lịch triển khai, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực an toàn, vệ sinh lao động. Đối với hoạt động huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động, GPAT Nam Việt phối hợp triển khai với Công ty TNHH Huấn Luyện An Toàn và Quan Trắc Môi Trường Nam Việt, đơn vị có Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động số 95/2020/GCN

Chính sách chất lượng này được xây dựng để doanh nghiệp hiểu rõ GPAT Nam Việt chịu trách nhiệm ở phần nào, đơn vị liên kết đủ điều kiện chịu trách nhiệm ở phần nào, và quá trình phối hợp được kiểm soát ra sao để hạn chế sai sót hồ sơ, nhầm nhóm huấn luyện hoặc hiểu sai về giá trị pháp lý của chứng nhận, thẻ an toàn lao động và tài liệu sau triển khai

1. Nguyên tắc chất lượng cốt lõi

GPAT Nam Việt áp dụng bốn nguyên tắc chất lượng trong toàn bộ quá trình tư vấn và điều phối dịch vụ

Minh bạch vai trò pháp lý

Giải Pháp An Toàn (GPAT Nam Việt) không tự nhận là đơn vị được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện huấn luyện nếu giấy chứng nhận đứng tên pháp nhân liên kết. Mọi nội dung tư vấn, báo giá, hồ sơ, bài viết và thông tin công khai trên website phải phân biệt rõ:

  • GPAT Nam Việt là thương hiệu tư vấn, tiếp nhận nhu cầu, điều phối và hỗ trợ hồ sơ
  • Công ty TNHH Huấn Luyện An Toàn và Quan Trắc Môi Trường Nam Việt là đơn vị liên kết đủ điều kiện thực hiện huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo phạm vi giấy chứng nhận được cấp
  • Hồ sơ sau huấn luyện, chứng nhận huấn luyện và thẻ an toàn lao động được thực hiện theo chương trình, kết quả kiểm tra và phạm vi pháp lý của đơn vị đủ điều kiện

Cách phân định này giúp doanh nghiệp biết chính xác ai là đầu mối làm việc, ai là đơn vị có năng lực pháp lý và hồ sơ sau triển khai được thực hiện theo cơ sở nào

Tư vấn đúng nhu cầu, không tư vấn quá phạm vi

GPAT Nam Việt cam kết tư vấn dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, bao gồm ngành nghề, số lượng lao động, nhóm công việc, mức độ rủi ro, tình trạng hồ sơ hiện tại và yêu cầu quản lý nội bộ

Chúng tôi không khuyến khích doanh nghiệp đăng ký sai nhóm huấn luyện, gom nhóm không phù hợp hoặc thực hiện hồ sơ vượt quá nhu cầu thực tế chỉ để tăng chi phí. Mục tiêu của tư vấn là giúp doanh nghiệp làm đúng, đủ và dễ kiểm soát về sau

Hồ sơ rõ ràng, nhất quán và dễ kiểm tra

Chất lượng không chỉ nằm ở buổi huấn luyện hay hoạt động quan trắc, mà còn nằm ở cách doanh nghiệp lưu trữ và sử dụng hồ sơ sau triển khai. Giải Pháp An Toàn (GPAT Nam Việt) hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị, rà soát và sắp xếp hồ sơ theo hướng rõ ràng, nhất quán, dễ tra cứu và phù hợp khi cần phục vụ quản lý nội bộ hoặc thanh kiểm tra

Các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, danh sách học viên, nhóm huấn luyện, chức danh, bộ phận, thời gian triển khai, hồ sơ bàn giao và thời hạn cần theo dõi phải được kiểm tra trước khi chuyển sang bước thực hiện

An toàn phải áp dụng được tại hiện trường

GPAT Nam Việt định hướng nội dung tư vấn và phối hợp triển khai theo triết lý “An toàn từ gốc”. Điều đó có nghĩa là người lao động không chỉ nghe quy định, mà cần hiểu rủi ro trong công việc hằng ngày. Doanh nghiệp không chỉ có hồ sơ, mà cần biết cách dùng hồ sơ đó để quản lý an toàn tốt hơn

Mỗi chương trình nên gắn với tình huống thực tế tại công trường, nhà máy, xưởng sản xuất, kho vận, khu vực vận hành máy móc, khu vực điện, khu vực hàn cắt, khu vực làm việc trên cao hoặc các vị trí có yếu tố nguy hiểm, có hại

2. Phạm vi áp dụng chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng này áp dụng cho các hoạt động GPAT Nam Việt đang tư vấn, tiếp nhận và điều phối, bao gồm:

  • Tư vấn và phối hợp huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động cho nhóm 1, nhóm 2, nhóm 3, nhóm 4, nhóm 5 và nhóm 6
  • Hỗ trợ hồ sơ chứng nhận huấn luyện an toàn lao động thông qua đơn vị liên kết đủ điều kiện
  • Hỗ trợ hồ sơ thẻ an toàn lao động cho người lao động thuộc nhóm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động
  • Tư vấn và phối hợp quan trắc môi trường lao động với đơn vị đủ điều kiện phù hợp
  • Tư vấn chuẩn hóa hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động cho doanh nghiệp
  • Hỗ trợ nhắc lịch huấn luyện định kỳ, theo dõi hồ sơ và cập nhật nhu cầu phát sinh của doanh nghiệp

Chính sách này cũng áp dụng cho nội dung công khai trên website, tài liệu tư vấn, nội dung truyền thông, biểu mẫu tiếp nhận thông tin, quy trình chăm sóc khách hàng và các trao đổi liên quan đến dịch vụ của GPAT Nam Việt

3. Mô hình kiểm soát chất lượng theo vai trò

Để tránh nhầm lẫn giữa thương hiệu tư vấn và pháp nhân đủ điều kiện, GPAT Nam Việt kiểm soát chất lượng theo từng vai trò cụ thể

Vai trò của GPAT Nam Việt

GPAT Nam Việt chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng ở các phần sau:

  • Tiếp nhận thông tin ban đầu từ doanh nghiệp
  • Tư vấn nhóm huấn luyện, nhu cầu hồ sơ và phương án triển khai phù hợp
  • Điều phối lịch học, lịch khảo sát hoặc lịch quan trắc theo nhu cầu
  • Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị danh sách học viên, thông tin nhân sự và tài liệu liên quan
  • Theo dõi tiến độ phối hợp với đơn vị liên kết
  • Hỗ trợ kiểm tra thông tin hồ sơ trước và sau khi bàn giao
  • Chăm sóc khách hàng, tiếp nhận phản hồi và hỗ trợ xử lý sai sót nếu có
  • Nhắc lịch tái huấn luyện, cập nhật hồ sơ hoặc quan trắc định kỳ khi doanh nghiệp có nhu cầu

Giải Pháp An Toàn (GPAT Nam Việt) không tự phát hành độc lập chứng nhận huấn luyện, thẻ an toàn lao động hoặc hồ sơ thuộc phạm vi pháp lý của đơn vị đủ điều kiện

Vai trò của đơn vị liên kết đủ điều kiện

Đối với hoạt động huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động, đơn vị liên kết đủ điều kiện chịu trách nhiệm ở các phần thuộc phạm vi giấy chứng nhận được cấp, bao gồm:

Giấy phép huấn luyện an toàn lao động số 95/2020/GCN
thông tin trang 1 hợp đồng hợp tác liên kết huấn luyện an toàn lao động
  • Tổ chức huấn luyện theo nhóm đối tượng phù hợp
  • Bố trí giảng viên, nội dung và chương trình huấn luyện theo quy định
  • Thực hiện kiểm tra, đánh giá kết quả huấn luyện
  • Thực hiện hồ sơ sau huấn luyện theo phạm vi pháp lý của đơn vị được cấp giấy chứng nhận
  • Cấp chứng nhận huấn luyện hoặc thẻ an toàn lao động theo đúng đối tượng, kết quả và phạm vi được phép
  • Lưu trữ hồ sơ chuyên môn theo quy định áp dụng

Công ty TNHH Huấn Luyện An Toàn và Quan Trắc Môi Trường Nam Việt là đơn vị liên kết đủ điều kiện huấn luyện theo Giấy chứng nhận số 95/2020/GCN. GPAT Nam Việt phối hợp với đơn vị này để đảm bảo quá trình tiếp nhận, điều phối và bàn giao hồ sơ cho doanh nghiệp được rõ ràng, đầy đủ và đúng vai trò

Vai trò của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ

Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cần cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ và kịp thời để quá trình tư vấn, điều phối và thực hiện hồ sơ được chính xác

Các thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị thường gồm:

  • Tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ triển khai
  • Ngành nghề, bộ phận và vị trí công việc của người lao động
  • Danh sách học viên, chức danh, nhóm công việc và thông tin cá nhân cần thiết
  • Tình trạng hồ sơ an toàn lao động hiện có
  • Nhu cầu huấn luyện, cấp thẻ, cấp chứng nhận hoặc quan trắc môi trường lao động
  • Thời gian, địa điểm và điều kiện tổ chức thực tế

Thông tin càng rõ từ đầu, rủi ro sai nhóm, sai hồ sơ hoặc chậm tiến độ càng thấp

4. Quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ

GPAT Nam Việt kiểm soát chất lượng theo quy trình 7 bước

Bước 1. Tiếp nhận nhu cầu

GPAT Nam Việt ghi nhận thông tin ban đầu từ doanh nghiệp, bao gồm lĩnh vực hoạt động, số lượng lao động, nhóm công việc, nhu cầu huấn luyện, nhu cầu hồ sơ và thời gian mong muốn triển khai

Ở bước này, nhân sự tư vấn cần tránh đưa ra kết luận vội nếu chưa có đủ thông tin về nhóm lao động, công việc thực tế hoặc hồ sơ hiện có của doanh nghiệp

Bước 2. Phân nhóm và tư vấn phương án

Dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp, GPAT Nam Việt hỗ trợ xác định nhóm huấn luyện phù hợp, loại hồ sơ cần chuẩn bị và phương án triển khai tương ứng

Đối với các trường hợp chưa rõ nhóm đối tượng hoặc có nhiều vị trí công việc khác nhau, GPAT Nam Việt sẽ đề nghị doanh nghiệp bổ sung thông tin để hạn chế sai sót khi lập danh sách học viên

Bước 3. Chuẩn bị hồ sơ ban đầu

GPAT Nam Việt hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị các thông tin cần thiết trước khi chuyển sang bước phối hợp thực hiện. Hồ sơ ban đầu có thể bao gồm danh sách học viên, thông tin doanh nghiệp, địa điểm triển khai, nhóm huấn luyện, lịch dự kiến và các yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề

Thông tin phải được rà soát trước khi gửi sang đơn vị liên kết để giảm lỗi chính tả, sai tên, sai chức danh, sai nhóm hoặc thiếu dữ liệu cần thiết

Bước 4. Phối hợp với đơn vị đủ điều kiện

Sau khi hồ sơ ban đầu được thống nhất, GPAT Nam Việt phối hợp với đơn vị liên kết đủ điều kiện để triển khai các phần thuộc phạm vi chuyên môn và pháp lý, bao gồm huấn luyện, kiểm tra, đánh giá, lập hồ sơ sau huấn luyện hoặc các nội dung liên quan

GPAT Nam Việt theo dõi tiến độ phối hợp, cập nhật thông tin cho doanh nghiệp và hỗ trợ xử lý các phát sinh trong phạm vi điều phối

Bước 5. Kiểm tra thông tin trước khi bàn giao

Trước khi bàn giao hồ sơ cho doanh nghiệp, GPAT Nam Việt hỗ trợ kiểm tra các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, danh sách học viên, nhóm huấn luyện, loại hồ sơ, thời gian triển khai và số lượng tài liệu

Nếu phát hiện sai sót thuộc phần thông tin tiếp nhận hoặc điều phối, GPAT Nam Việt có trách nhiệm hỗ trợ doanh nghiệp điều chỉnh và phối hợp xử lý với đơn vị liên quan

Bước 6. Bàn giao và hướng dẫn lưu trữ

Sau khi hồ sơ được hoàn tất theo quy trình của đơn vị đủ điều kiện, GPAT Nam Việt hỗ trợ doanh nghiệp nhận bàn giao và hướng dẫn cách lưu trữ, phân loại, theo dõi thời hạn hoặc sử dụng hồ sơ khi cần đối chiếu nội bộ

Hồ sơ cần được doanh nghiệp lưu giữ theo từng khóa học, từng nhóm đối tượng, từng đợt quan trắc hoặc từng địa điểm triển khai để dễ kiểm tra về sau

Bước 7. Tiếp nhận phản hồi và cải tiến

GPAT Nam Việt tiếp nhận phản hồi từ doanh nghiệp sau khi hoàn tất dịch vụ, bao gồm phản hồi về tư vấn, tiến độ, hồ sơ, thái độ phục vụ, mức độ rõ ràng của thông tin và hiệu quả phối hợp

Các phản hồi được dùng để cải tiến quy trình tư vấn, biểu mẫu tiếp nhận, hướng dẫn hồ sơ, nội dung chăm sóc khách hàng và cách phối hợp với đơn vị liên kết

5. Cam kết chất lượng trong huấn luyện an toàn lao động

Đối với dịch vụ huấn luyện an toàn lao động, GPAT Nam Việt cam kết kiểm soát chất lượng ở phần tư vấn, tiếp nhận, điều phối và hỗ trợ hồ sơ

Các cam kết gồm:

  • Tư vấn đúng nhóm đối tượng theo thông tin doanh nghiệp cung cấp
  • Không cố tình tư vấn sai nhóm, gom nhóm không phù hợp hoặc làm hồ sơ không đúng thực tế công việc
  • Giải thích rõ sự khác nhau giữa chứng nhận huấn luyện và thẻ an toàn lao động
  • Phân biệt rõ vai trò GPAT Nam Việt với vai trò của đơn vị đủ điều kiện huấn luyện
  • Phối hợp lịch học, địa điểm, danh sách và hồ sơ với đơn vị liên kết
  • Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra thông tin hồ sơ trước khi nhận bàn giao
  • Tiếp nhận phản hồi và hỗ trợ xử lý sai sót phát sinh trong phạm vi điều phối

Hoạt động huấn luyện, kiểm tra, đánh giá và hồ sơ pháp lý sau huấn luyện được thực hiện theo phạm vi của đơn vị đủ điều kiện, không phải do GPAT Nam Việt tự thực hiện độc lập nếu Giải Pháp An Toàn (GPAT Nam Việt) không phải pháp nhân đứng tên giấy chứng nhận

6. Cam kết chất lượng trong hồ sơ thẻ an toàn lao động

Đối với hồ sơ thẻ an toàn lao động, GPAT Nam Việt hỗ trợ doanh nghiệp ở các phần:

  • Xác định người lao động thuộc nhóm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động
  • Hỗ trợ chuẩn bị danh sách học viên và thông tin cần thiết
  • Phối hợp với đơn vị liên kết đủ điều kiện trong quá trình huấn luyện, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ
  • Theo dõi tiến độ bàn giao thẻ sau khi chương trình được thực hiện theo quy định
  • Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra thông tin trên thẻ, bao gồm họ tên, đơn vị, chức danh, nhóm huấn luyện và thời gian liên quan

GPAT Nam Việt không sử dụng cách diễn đạt “GPAT Nam Việt cấp thẻ an toàn lao động” nếu việc cấp thẻ thuộc phạm vi của đơn vị đủ điều kiện liên kết. Cách diễn đạt đúng là: GPAT Nam Việt hỗ trợ hồ sơ thẻ an toàn lao động thông qua đơn vị liên kết đủ điều kiện

7. Cam kết chất lượng trong hồ sơ chứng nhận huấn luyện

Đối với chứng nhận huấn luyện an toàn lao động, GPAT Nam Việt tập trung hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị thông tin, điều phối khóa học, theo dõi tiến độ và kiểm tra hồ sơ bàn giao

Các cam kết gồm:

  • Giải thích rõ nhóm nào được cấp chứng nhận, nhóm nào được cấp thẻ hoặc được ghi nhận theo hình thức phù hợp
  • Hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa danh sách học viên trước khi triển khai
  • Không tự ý thay đổi thông tin học viên, chức danh hoặc nhóm huấn luyện nếu chưa có xác nhận từ doanh nghiệp
  • Phối hợp với đơn vị liên kết để kiểm tra tiến độ hồ sơ sau huấn luyện
  • Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý sai sót thông tin nếu phát hiện sau khi nhận hồ sơ

Chứng nhận huấn luyện được thực hiện theo kết quả huấn luyện, kết quả kiểm tra và phạm vi pháp lý của đơn vị đủ điều kiện. GPAT Nam Việt là bên tư vấn, điều phối và hỗ trợ hồ sơ, không phải bên tự phát hành độc lập chứng nhận nếu giấy chứng nhận đủ điều kiện không đứng tên GPAT Nam Việt

8. Cam kết chất lượng trong quan trắc môi trường lao động

Đối với quan trắc môi trường lao động, Giải Pháp An Toàn (GPAT Nam Việt) tiếp nhận nhu cầu và tư vấn phương án triển khai dựa trên thông tin về ngành nghề, vị trí làm việc, yếu tố có hại, số lượng lao động và địa điểm sản xuất

Các cam kết gồm:

  • Ghi nhận rõ nhu cầu quan trắc của doanh nghiệp
  • Tư vấn các nhóm yếu tố cần quan tâm như vi khí hậu, ánh sáng, tiếng ồn, bụi, hơi khí độc hoặc yếu tố có hại khác tùy môi trường làm việc
  • Phối hợp với đơn vị đủ điều kiện quan trắc môi trường lao động phù hợp với từng hồ sơ
  • Điều phối lịch đo, thông tin địa điểm và người phụ trách tại doanh nghiệp
  • Theo dõi tiến độ thực hiện và hỗ trợ bàn giao hồ sơ cho doanh nghiệp
  • Tiếp nhận phản hồi nếu có sai sót về thông tin, địa điểm, số lượng mẫu hoặc nội dung hồ sơ

GPAT Nam Việt không tự nhận là đơn vị đủ điều kiện quan trắc nếu hồ sơ công bố đủ điều kiện đứng tên một pháp nhân khác. Mọi thông tin về đơn vị thực hiện quan trắc, phạm vi đo và hồ sơ bàn giao cần được trình bày rõ theo đúng chủ thể thực hiện

9. Chính sách minh bạch thông tin pháp lý

GPAT Nam Việt cam kết công khai thông tin pháp lý theo hướng rõ vai trò, không gây nhầm lẫn và không sử dụng giấy phép của đơn vị liên kết như thể giấy phép đó đứng tên GPAT Nam Việt

Các nguyên tắc công khai gồm:

  • Tên thương hiệu GPAT Nam Việt phải được trình bày là thương hiệu tư vấn, tiếp nhận nhu cầu và điều phối hồ sơ
  • Tên pháp nhân được cấp giấy chứng nhận phải được ghi đúng, đầy đủ và nhất quán
  • Số giấy chứng nhận, cơ quan cấp, phạm vi và thời hạn nếu công bố trên website phải khớp với hồ sơ pháp lý đang sử dụng
  • Mã số thuế, đại diện pháp luật và địa chỉ pháp nhân không được gán nhầm cho thương hiệu nếu thương hiệu không phải pháp nhân đó
  • Footer, trang giới thiệu, trang hồ sơ pháp lý, trang giấy phép, trang dịch vụ, caption ảnh, alt ảnh và schema cần dùng thống nhất một mô hình entity
  • Không sử dụng các câu có thể gây hiểu nhầm như “GPAT Nam Việt được cấp giấy phép”, “GPAT Nam Việt cấp chứng chỉ”, “GPAT Nam Việt cấp thẻ an toàn” nếu các nội dung này thuộc phạm vi đơn vị liên kết đủ điều kiện

Cách viết đúng nên là:

  • GPAT Nam Việt phối hợp triển khai huấn luyện an toàn lao động với đơn vị liên kết đủ điều kiện
  • GPAT Nam Việt hỗ trợ hồ sơ chứng nhận huấn luyện thông qua đơn vị liên kết đủ điều kiện
  • GPAT Nam Việt hỗ trợ hồ sơ thẻ an toàn lao động thông qua đơn vị liên kết đủ điều kiện
  • GPAT Nam Việt tiếp nhận nhu cầu và điều phối quan trắc môi trường lao động với đơn vị đủ điều kiện phù hợp

10. Chính sách kiểm soát nội dung công khai

Để đảm bảo thông tin trên website không gây nhầm lẫn cho khách hàng hoặc công cụ tìm kiếm, GPAT Nam Việt áp dụng chính sách kiểm soát nội dung công khai

Các nội dung cần được rà soát định kỳ gồm:

  • Trang chủ
  • Trang giới thiệu
  • Trang hồ sơ pháp lý
  • Trang giấy phép huấn luyện
  • Trang huấn luyện an toàn lao động
  • Trang thẻ an toàn lao động
  • Trang chứng nhận, chứng chỉ an toàn lao động
  • Trang quan trắc môi trường lao động
  • Trang chính sách chất lượng
  • Bài viết tư vấn pháp lý, bài viết dịch vụ và bài viết theo ngành nghề
  • Caption ảnh, alt ảnh, tiêu đề ảnh và mô tả hình ảnh
  • Dữ liệu có cấu trúc, schema, footer và thông tin liên hệ

Mục tiêu của việc kiểm soát nội dung là đảm bảo toàn bộ website cùng nói một mô hình thống nhất: GPAT Nam Việt là thương hiệu tư vấn và điều phối, còn đơn vị liên kết đủ điều kiện thực hiện các phần chuyên môn, pháp lý theo phạm vi được cấp phép

11. Chính sách kiểm soát hồ sơ khách hàng

GPAT Nam Việt hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ theo hướng đầy đủ, rõ ràng và hạn chế sai sót

Các thông tin cần kiểm tra gồm:

  • Tên doanh nghiệp
  • Mã số thuế
  • Địa chỉ triển khai
  • Tên người liên hệ
  • Danh sách học viên
  • Chức danh, bộ phận và nhóm công việc
  • Nhóm huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động
  • Thời gian và địa điểm triển khai
  • Số lượng chứng nhận, thẻ an toàn lao động hoặc hồ sơ cần bàn giao
  • Thông tin liên quan đến quan trắc môi trường lao động, nếu có

Nếu phát hiện thông tin chưa rõ hoặc có khả năng sai lệch, GPAT Nam Việt sẽ đề nghị doanh nghiệp xác nhận lại trước khi chuyển sang bước phối hợp thực hiện

12. Chính sách bảo mật thông tin

GPAT Nam Việt tôn trọng và bảo vệ thông tin doanh nghiệp, thông tin học viên và hồ sơ liên quan trong quá trình tư vấn, điều phối và hỗ trợ dịch vụ

Các thông tin như danh sách học viên, số điện thoại, chức danh, mã số thuế, hồ sơ doanh nghiệp, kết quả quan trắc hoặc tài liệu nội bộ được sử dụng đúng mục đích phục vụ dịch vụ đã đăng ký

GPAT Nam Việt không tự ý công khai hình ảnh, tên doanh nghiệp, danh sách học viên hoặc hồ sơ nội bộ của khách hàng nếu chưa có sự đồng ý phù hợp từ doanh nghiệp

Khi sử dụng hình ảnh hoạt động thực tế cho mục đích truyền thông, GPAT Nam Việt ưu tiên che thông tin nhạy cảm, tránh lộ dữ liệu cá nhân hoặc tài liệu nội bộ không cần thiết

13. Chính sách tiếp nhận và xử lý phản hồi

GPAT Nam Việt tiếp nhận phản hồi của khách hàng liên quan đến tư vấn, điều phối, tiến độ, hồ sơ, thái độ phục vụ và các vấn đề phát sinh sau triển khai

Quy trình xử lý phản hồi gồm:

  • Tiếp nhận phản hồi qua hotline, email, biểu mẫu liên hệ hoặc nhân sự phụ trách
  • Ghi nhận nội dung phản hồi, thời gian, người phụ trách và hồ sơ liên quan
  • Phân loại phản hồi thuộc phần tư vấn, điều phối, hồ sơ, lịch triển khai, thông tin khách hàng hoặc phần thuộc đơn vị liên kết
  • Kiểm tra nguyên nhân và đối chiếu hồ sơ liên quan
  • Phối hợp xử lý với bộ phận hoặc đơn vị liên quan
  • Phản hồi lại cho khách hàng về hướng xử lý phù hợp
  • Lưu lại bài học để cải tiến quy trình

Giải Pháp An Toàn (GPAT Nam Việt) ưu tiên xử lý phản hồi theo tinh thần minh bạch, không đổ lỗi và không né tránh trách nhiệm trong phạm vi tư vấn, tiếp nhận, điều phối và chăm sóc khách hàng

14. Chính sách cải tiến liên tục

GPAT Nam Việt xem cải tiến chất lượng là quá trình liên tục, không phải một cam kết viết cho đẹp rồi để đó cho website có vẻ chuyên nghiệp

Các hoạt động cải tiến gồm:

  • Rà soát quy trình tư vấn theo phản hồi thực tế của khách hàng
  • Cập nhật biểu mẫu tiếp nhận thông tin để giảm sai sót
  • Chuẩn hóa cách phân nhóm học viên và hướng dẫn hồ sơ
  • Rà soát nội dung website để tránh claim sai vai trò pháp lý
  • Cập nhật thông tin giấy phép, đơn vị liên kết và hồ sơ pháp lý khi có thay đổi
  • Đào tạo nội bộ cho nhân sự tư vấn về cách diễn đạt đúng vai trò của GPAT Nam Việt
  • Cải thiện thời gian phản hồi và chất lượng chăm sóc khách hàng
  • Tăng tính thực tế trong nội dung tư vấn, ví dụ tình huống hiện trường, lỗi hồ sơ thường gặp và phương án xử lý

Mục tiêu là để doanh nghiệp nhận được thông tin rõ hơn, hồ sơ ít sai hơn, quy trình triển khai mượt hơn và trải nghiệm làm việc với GPAT Nam Việt ngày càng tốt hơn

15. Những cách diễn đạt GPAT Nam Việt không sử dụng

Để đảm bảo minh bạch, GPAT Nam Việt không sử dụng các cách diễn đạt dễ gây hiểu nhầm sau:

  • GPAT Nam Việt cấp chứng chỉ an toàn lao động
  • GPAT Nam Việt cấp thẻ an toàn lao động
  • GPAT Nam Việt được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện huấn luyện số 95/2020/GCN, nếu giấy chứng nhận không đứng tên GPAT Nam Việt
  • Chứng chỉ, thẻ an toàn và chứng nhận do GPAT Nam Việt cấp phát có giá trị pháp lý
  • GPAT Nam Việt duy trì hiệu lực Giấy chứng nhận 95/2020/GCN, nếu giấy chứng nhận đứng tên đơn vị liên kết
  • GPAT Nam Việt là đơn vị trực tiếp thực hiện quan trắc môi trường lao động, nếu hồ sơ công bố đủ điều kiện đứng tên đơn vị khác

Các cách diễn đạt phù hợp hơn gồm:

  • GPAT Nam Việt tư vấn và phối hợp huấn luyện an toàn lao động với đơn vị liên kết đủ điều kiện
  • GPAT Nam Việt hỗ trợ hồ sơ chứng nhận huấn luyện an toàn lao động thông qua đơn vị liên kết đủ điều kiện
  • GPAT Nam Việt hỗ trợ hồ sơ thẻ an toàn lao động thông qua đơn vị liên kết đủ điều kiện
  • GPAT Nam Việt tiếp nhận nhu cầu và điều phối quan trắc môi trường lao động với đơn vị đủ điều kiện phù hợp
  • Hoạt động huấn luyện, kiểm tra và hồ sơ sau huấn luyện được thực hiện theo phạm vi của đơn vị đủ điều kiện liên kết

16. Trách nhiệm chất lượng của từng bộ phận

Bộ phận tư vấn

Bộ phận tư vấn chịu trách nhiệm tiếp nhận thông tin chính xác, giải thích đúng vai trò của GPAT Nam Việt và đơn vị liên kết, tư vấn nhóm huấn luyện phù hợp và không cam kết vượt quá phạm vi có thể thực hiện

Bộ phận điều phối

Bộ phận điều phối chịu trách nhiệm sắp xếp lịch, xác nhận thông tin với doanh nghiệp, chuyển hồ sơ đúng và đủ cho đơn vị liên kết, theo dõi tiến độ và cập nhật kịp thời cho khách hàng

Bộ phận hồ sơ

Bộ phận hồ sơ chịu trách nhiệm hỗ trợ kiểm tra thông tin cơ bản, phát hiện sai lệch dữ liệu, theo dõi hồ sơ bàn giao và hỗ trợ khách hàng khi cần điều chỉnh thông tin trong phạm vi có thể xử lý

Bộ phận chăm sóc khách hàng

Bộ phận chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận phản hồi, hỗ trợ sau triển khai, nhắc lịch tái huấn luyện, ghi nhận góp ý và chuyển thông tin đến bộ phận liên quan để cải tiến quy trình

Bộ phận nội dung và truyền thông

Bộ phận nội dung chịu trách nhiệm sử dụng ngôn ngữ chính xác, không tạo claim sai về giấy phép, chứng nhận, thẻ an toàn lao động hoặc quan trắc môi trường lao động. Tất cả nội dung công khai cần tuân thủ nguyên tắc minh bạch vai trò pháp lý

17. Mục tiêu chất lượng

GPAT Nam Việt đặt ra các mục tiêu chất lượng sau:

Tư vấn đúng nhóm huấn luyện và đúng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Giảm sai sót thông tin trong danh sách học viên, hồ sơ bàn giao và tài liệu liên quan

Rút ngắn thời gian phản hồi cho khách hàng trong quá trình tư vấn và điều phối

Tăng tỷ lệ hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu

Đảm bảo mọi nội dung công khai trên website phân biệt rõ vai trò GPAT Nam Việt và đơn vị liên kết đủ điều kiện

Duy trì quy trình tiếp nhận phản hồi và cải tiến liên tục

Xây dựng trải nghiệm làm việc minh bạch, rõ ràng và có trách nhiệm với doanh nghiệp

Các mục tiêu này được rà soát định kỳ dựa trên phản hồi khách hàng, sai sót hồ sơ, tiến độ triển khai và chất lượng phối hợp giữa các bên

18. Nguyên tắc cập nhật chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng này có thể được cập nhật khi có thay đổi về quy định pháp luật, mô hình phối hợp, đơn vị liên kết, quy trình nội bộ hoặc phản hồi thực tế từ doanh nghiệp

Khi cập nhật chính sách, GPAT Nam Việt cần đảm bảo:

Không làm sai lệch vai trò pháp lý của GPAT Nam Việt

Không gán giấy phép của đơn vị liên kết cho thương hiệu GPAT Nam Việt

Không sử dụng wording khiến khách hàng hiểu nhầm GPAT Nam Việt tự cấp chứng nhận, thẻ an toàn lao động hoặc hồ sơ thuộc phạm vi đơn vị đủ điều kiện

Cập nhật đồng bộ giữa trang chính sách chất lượng, trang hồ sơ pháp lý, trang giấy phép, trang giới thiệu, trang dịch vụ và footer website

Các thay đổi quan trọng liên quan đến giấy phép, đơn vị liên kết hoặc mô hình pháp lý cần được rà soát kỹ trước khi công bố

19. Thông tin liên hệ về chất lượng dịch vụ

Nếu doanh nghiệp cần phản hồi về chất lượng tư vấn, tiến độ điều phối, thông tin hồ sơ hoặc trải nghiệm làm việc với GPAT Nam Việt, vui lòng liên hệ:

Giải Pháp An Toàn, GPAT Nam Việt

Vai trò: Thương hiệu tư vấn, tiếp nhận nhu cầu và điều phối hồ sơ an toàn, vệ sinh lao động

Hotline: 0977.043.219

Email: info@giaiphapantoan.com

Địa chỉ giao dịch: Lầu 3, 230 Đại Lộ Bình Dương, Phường Phú Lợi, TP.HCM

Thời gian làm việc: Thứ 2 đến Thứ 7, 8:00 đến 17:00

GPAT Nam Việt luôn tiếp nhận phản hồi với tinh thần cầu thị, minh bạch và cải tiến liên tục để doanh nghiệp có trải nghiệm rõ ràng hơn, hồ sơ chuẩn hơn và quá trình triển khai an toàn lao động hiệu quả hơn

20. Tuyên bố chất lượng

GPAT Nam Việt cam kết xây dựng dịch vụ an toàn, vệ sinh lao động trên nền tảng minh bạch, đúng vai trò, đúng hồ sơ và đúng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Chúng tôi không xem chất lượng là một câu khẩu hiệu, mà là cách từng thông tin được tư vấn, từng danh sách được kiểm tra, từng lịch triển khai được điều phối, từng hồ sơ được theo dõi và từng phản hồi của khách hàng được xử lý

An toàn từ gốc bắt đầu bằng sự rõ ràng: rõ vai trò, rõ giấy phép, rõ hồ sơ, rõ trách nhiệm và rõ cách phối hợp giữa GPAT Nam Việt, doanh nghiệp và đơn vị liên kết đủ điều kiện