Xây dựng văn hóa an toàn doanh nghiệp: Nền tảng cho phát triển bền vững

Xây dựng văn hóa an toàn doanh nghiệp là quá trình thiết yếu, bao gồm việc thiết lập các niềm tin, quan điểm, thái độ và chuẩn mực ứng xử chung, tồn tại bên trong một tổ chức. 

Quá trình này đòi hỏi một cam kết lâu dài và sự cải tiến liên tục, với sự tham gia tích cực của cả người sử dụng lao động và người lao động. Hãy cùng GPAT Nam Việt tìm hiểu các bước xây dựng văn hóa an toàn doanh nghiệp bền vững trong bối cảnh ngày này.

Văn hóa an toàn lao động được định nghĩa như thế nào?

Theo Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO), an toàn lao động là “tình trạng nơi làm việc đảm bảo cho người lao động làm việc trong điều kiện không nguy hiểm đến tính mạng, không bị tác động xấu đến sức khoẻ. Tình trạng điều kiện lao động không gây ra sự nguy hiểm trong sản xuất”. Đây là trạng thái vật lý và kỹ thuật của môi trường làm việc.

Mặt khác, văn hóa an toàn là một khái niệm mang tính xã hội và tâm lý, bao gồm những niềm tin, quan điểm, thái độ và cách ứng xử tồn tại trong một doanh nghiệp. Văn hóa là môi trường được tạo ra từ những niềm tin và thái độ này, có vai trò định hình hành vi của các thành viên trong tổ chức.

Hai khái niệm này làm nền tảng để xác định các yếu tố cấu thành và đặc điểm nhận diện của một môi trường làm việc an toàn thực sự.

Các yếu tố cấu thành văn hóa an toàn doanh nghiệp

Việc tổ chức và cho phép đăng ký huấn luyện an toàn lao động từng được xem là đủ cho văn hóa an toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn hóa an toàn của một doanh nghiệp là kết quả tổng hợp của nhiều yếu tố tương tác lẫn nhau, định hình cách thức tổ chức nhìn nhận và ưu tiên sự an toàn. Các yếu tố này bao gồm:

• Những chuẩn mực, nhận thức và niềm tin của các cấp quản lý
• Quan điểm và thái độ chung của tổ chức đối với các vấn đề an toàn.
• Các giá trị được công nhận, những bài học kinh nghiệm và các tấm gương điển hình.
• Hệ thống các chính sách và thủ tục an toàn được ban hành và thực thi.
• Những ưu tiên, trách nhiệm và cơ chế giải trình của cấp quản lý.
• Sự cân bằng giữa áp lực sản xuất, lợi nhuận và các yêu cầu về chất lượng, an toàn.
• Những hành động hoặc sự thiếu hành động (im lặng) đối với các hành vi không an toàn.
• Chất lượng của hoạt động huấn luyện và các chính sách tạo động lực cho người lao động.
• Mức độ tham gia và sự ủng hộ của người lao động đối với các ý tưởng hoặc kế hoạch an toàn.

Đặc điểm của văn hóa an toàn vững mạnh

Một nền văn hóa an toàn vững mạnh được nhận diện qua các đặc điểm cụ thể, nơi trách nhiệm cá nhân và sự chủ động được đề cao:

• Trách nhiệm cá nhân: Mọi người đều cảm thấy có trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn và luôn nỗ lực đạt được điều đó mỗi ngày.
• Tính chủ động: Người lao động không chỉ hoàn thành phận sự mà còn tự động nhận diện các tình trạng, hành vi thiếu an toàn và tham gia khắc phục chúng.
• Giao tiếp cởi mở (Đa chiều): Tồn tại sự trao đổi thẳng thắn; người lao động cảm thấy thoải mái và được trao quyền để trao đổi với cấp quản lý về các vấn đề an toàn, vệ sinh lao động (Occupational safety and health).
• Giám sát đồng cấp: Các đồng nghiệp chủ động quan tâm, chỉ ra các hành vi không an toàn của nhau dựa trên tinh thần trách nhiệm chung, không lo sợ bị khiển trách hay trù dập.
• Cam kết dài hạn: Việc xây dựng văn hóa là một quá trình kéo dài nhiều năm, đòi hỏi cải tiến liên tục và sự cam kết thực sự từ người sử dụng lao động lẫn người lao động.

Lợi ích của việc xây dựng văn hóa an toàn lao động thành công tại doanh nghiệp

Việc đầu tư xây dựng văn hóa an toàn lao động không chỉ là trách nhiệm xã hội mà còn mang lại những lợi ích thiết thực, có thể đo lường được cho doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến con người, hiệu suất và sự phát triển dài hạn.

• Bảo vệ con người và giảm thiểu tai nạn:
  Đây là lợi ích trực tiếp và quan trọng nhất. Doanh nghiệp thực hiện tốt các hoạt động này sẽ hạn chế tối đa các tai nạn lao động, làm giảm nỗi đau và thiệt hại cho chính người lao động, gia đình họ và toàn xã hội. Các nghiên cứu (như của OSHA VPP) đã chứng minh rằng văn hóa an toàn vững chắc tác động mạnh mẽ tới việc giảm thiểu tai nạn trong mọi quy trình sản xuất.
• Nâng cao hiệu suất kinh doanh:
  Một doanh nghiệp có văn hóa an toàn mạnh thường có ít hành vi rủi ro, dẫn đến: tỉ lệ tai nạn lao động thấp, tỉ lệ thay đổi lao động thấp, tỉ lệ vắng mặt thấp và năng suất lao động cao. Ngược lại, thiếu văn hóa an toàn sẽ dẫn đến tai nạn gia tăng, gây tổn thất nghiêm trọng về nhân lực và kinh doanh, đòi hỏi phải có quy trình xử lý tai nạn lao động để ứng phó.
• Thúc đẩy tăng trưởng bền vững:
  Văn hoá an toàn góp phần vào sự tăng trưởng bền vững thông qua việc phát huy nhân tố con người và giải quyết hài hoà lợi ích các bên (Nhà nước, doanh nghiệp, người lao động). Nó tạo ra không khí làm việc lành mạnh, phấn khởi và chủ động, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín.
• Củng cố uy tín và hội nhập:
  Văn hoá an toàn là bộ phận cốt lõi của văn hoá doanh nghiệp, giúp củng cố và nâng cao uy tín, thương hiệu trong cạnh tranh. Việc thực hiện trách nhiệm xã hội về an toàn sức khỏe người lao động là một trong những điều kiện quan trọng để doanh nghiệp hội nhập quốc tế.

5 Trụ cột để Xây dựng Văn hóa An toàn Bền vững

Việc xây dựng văn hóa an toàn không phải là một chiến dịch ngắn hạn mà là một quá trình liên tục dựa trên 5 trụ cột cốt lõi. Đây là phần “How-to” (Làm thế nào) quan trọng nhất để biến ý định an toàn thành hành động thực tế.

1. Cam kết của Lãnh đạo (Leadership Commitment) 

Trụ cột đầu tiên và quan trọng nhất là sự cam kết rõ ràng, nhất quán và có thể nhìn thấy được từ cấp quản lý cao nhất. Sự cam kết này phải được thể hiện qua hành động cụ thể, chứ không chỉ là ký duyệt chính sách:

• Dẫn dắt bằng hành động: Lãnh đạo phải tuân thủ nghiêm ngặt nhất các quy định về trang bị bảo hộ cá nhân (PPE) khi đi thị sát và chủ động đặt câu hỏi về các vấn đề an toàn.
• Cung cấp nguồn lực: Cấp quản lý phải chủ động cung cấp đầy đủ nguồn lực (ngân sách, con người) cho các hoạt động an toàn.
• Đưa vào chiến lược: Tích hợp các mục tiêu an toàn và vệ sinh lao động vào chiến lược phát triển cốt lõi và đánh giá hiệu suất của công ty.

2. Sự tham gia của Người lao động (Employee Involvement)

Văn hóa an toàn không thể được xây dựng “từ trên xuống” (top-down) mà đòi hỏi sự tham gia chủ động và sự sở hữu từ chính người lao động. Trụ cột này tập trung vào việc trao quyền thực sự cho nhân viên thông qua các cơ chế:

• Quyền Dừng Công việc: Cho phép bất kỳ nhân viên nào cũng có quyền yêu cầu tạm dừng một hoạt động nếu họ nhận thấy tình trạng không an toàn, mà không phải chịu bất kỳ hình thức trừng phạt nào.
• Thành lập Ủy ban An toàn : Xây dựng các ủy ban bao gồm đại diện từ nhiều cấp, có tiếng nói thực sự trong việc đánh giá rủi ro, điều tra sự cố và đề xuất cải tiến.

3. Giao tiếp Cởi mở & Trung thực (Open Communication)

Thông tin an toàn phải được lưu thông tự do, cởi mở và trung thực ở mọi cấp. Nền tảng của trụ cột này là xây dựng một “Văn hóa không đổ lỗi”, tập trung vào các yếu tố:

• Văn hóa Không đổ lỗi: Khuyến khích báo cáo sự cố, làm rõ sự khác biệt giữa lỗi vô tình (human error) và hành vi cố ý vi phạm (violation) để tìm ra nguyên nhân gốc rễ thay vì trừng phạt.
• Báo cáo “Suýt tai nạn” (Near-miss): Khuyến khích mọi người thoải mái báo cáo các sự cố “suýt tai nạn”. Một near-miss được báo cáo và phân tích chính là một tai nạn đã được ngăn chặn.
• Họp an toàn đầu ca (Toolbox Talks): Sử dụng các buổi họp ngắn đầu ca như một công cụ giao tiếp thiết yếu để truyền đạt các rủi ro cụ thể hàng ngày.

4. Hệ thống Quản lý và Đo lường (Systems & Metrics)

Văn hóa an toàn không thể cải thiện nếu không được đo lường. Doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý có cấu trúc, được văn bản hóa rõ ràng, chẳng hạn như trong mẫu kế hoạch an toàn vệ sinh lao động. Doanh nghiệp cần chuyển dịch trọng tâm từ đo lường thất bại sang đo lường phòng ngừa:

• Chỉ số Tụt hậu (Lagging Indicators): (Đo lường thất bại) Bao gồm số vụ tai nạn, số ngày nghỉ vì tai nạn, tỷ lệ thương tật.
• Chỉ số Dẫn dắt (Leading Indicators): (Đo lường phòng ngừa) Bao gồm số lượng báo cáo near-miss, số giờ huấn luyện an toàn trung bình, tỷ lệ hoàn thành đánh giá rủi ro, số lượng các cuộc kiểm tra an toàn được thực hiện.

5. Đào tạo, Công nhận và Khen thưởng (Training & Recognition)

Trụ cột cuối cùng là củng cố hành vi an toàn thông qua đào tạo và ghi nhận, tập trung vào việc:

• Đào tạo nhận thức: Chương trình đào tạo không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt quy trình (cách vận hành máy), mà phải tập trung vào việc nâng cao “nhận thức” về rủi ro (lý do tại sao phải tuân thủ).
• Khen thưởng hành vi: Thay vì khen thưởng các thành tích (như “0 tai nạn”, vốn có thể khuyến khích việc che giấu sự cố), hệ thống hiệu quả sẽ khen thưởng các “hành vi” an toàn chủ động (như thưởng cho bộ phận báo cáo nhiều near-miss nhất).

Lộ trình Triển khai Xây dựng Văn hóa An toàn Doanh nghiệp: Mô hình 4 Bước Chuẩn Hóa

Việc chuyển đổi văn hóa an toàn không phải là sự kiện diễn ra một lần, mà là một hành trình dài hạn đòi hỏi sự kiên nhẫn và phương pháp luận khoa học. Để tích hợp thành công 5 trụ cột văn hóa an toàn vào “ADN” của tổ chức, doanh nghiệp cần tuân thủ lộ trình 4 bước dựa trên chu trình cải tiến liên tục (PDCA: Plan – Do – Check – Act) như sau:

Giai đoạn 1: Chẩn đoán và Đánh giá thực trạng

Trước khi bắt đầu bất kỳ kế hoạch nào, doanh nghiệp cần định vị chính xác mình đang đứng ở đâu trên thang đo trưởng thành về văn hóa an toàn.

• Khảo sát định lượng: Triển khai các bảng khảo sát ẩn danh trên toàn hệ thống để đo lường nhận thức, thái độ và niềm tin của người lao động về công tác an toàn. Điều này giúp phát hiện “khoảng cách” giữa những gì lãnh đạo nghĩ và những gì thực tế đang diễn ra tại hiện trường.
• Phỏng vấn định tính: Tổ chức các buổi phỏng vấn sâu hoặc thảo luận nhóm với đại diện các bộ phận để lắng nghe những rủi ro tiềm ẩn, những quy trình “trên giấy” không khả thi trong thực tế.
• Phân tích dữ liệu quá khứ: Rà soát lại lịch sử tai nạn, sự cố và các báo cáo vi phạm trong 3-5 năm gần nhất để tìm ra các xu hướng rủi ro lặp lại (ví dụ: lỗi hành vi, lỗi thiết bị hay lỗi hệ thống quản lý).

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch chiến lược và Xác định ưu tiên

Dựa trên dữ liệu từ giai đoạn đánh giá, Ban lãnh đạo và Hội đồng An toàn cần xây dựng một bản kế hoạch hành động cụ thể, tránh việc ôm đồm quá nhiều mục tiêu cùng lúc gây loãng nguồn lực.

• Xác lập Tầm nhìn và Mục tiêu SMART: Định nghĩa rõ ràng “Văn hóa an toàn mục tiêu” của doanh nghiệp là gì (ví dụ: Chuyển từ văn hóa phụ thuộc sang văn hóa độc lập). Thiết lập các chỉ số KPI cụ thể cho từng năm (ví dụ: Tăng tỷ lệ báo cáo mối nguy lên 50%, giảm tỷ lệ tai nạn rủi ro cao xuống 0%).
• Lựa chọn lĩnh vực ưu tiên: Thay vì thay đổi toàn diện ngay lập tức, hãy chọn 2-3 điểm yếu cốt tử để cải thiện trước. Ví dụ: Nếu khảo sát cho thấy nhân viên sợ bị phạt khi báo cáo lỗi, ưu tiên hàng đầu phải là “Xây dựng chính sách Không đổ lỗi”.
• Phân bổ nguồn lực: Xác định rõ ngân sách, nhân sự phụ trách và khung thời gian cho từng hạng mục.

Giai đoạn 3: Triển khai và Đồng bộ hóa hành động

Đây là giai đoạn chuyển hóa các kế hoạch trên giấy thành hành động thực tế tại hiện trường. Mấu chốt của giai đoạn này là sự truyền thông minh bạch và đào tạo kỹ năng thực chiến.

• Chiến dịch truyền thông nội bộ: Phát động chiến dịch văn hóa an toàn với thông điệp nhất quán từ cấp cao nhất xuống nhân viên vận hành. Sử dụng đa dạng kênh (poster, email, họp toolbox meeting) để an toàn trở thành chủ đề thảo luận hàng ngày.
• Đào tạo nâng cao năng lực: Bên cạnh đào tạo kỹ thuật, cần tổ chức các khóa huấn luyện về kỹ năng mềm cho cán bộ an toàn, quản lý cấp trung (kỹ năng huấn luyện an toàn, kỹ năng phản hồi tích cực).
• Thiết lập các công cụ hỗ trợ hành vi: Triển khai các hệ thống mới như: Quyền từ chối làm việc không an toàn, Thẻ ghi nhận an toàn, hoặc Ứng dụng báo cáo Near-miss trên điện thoại để nhân viên dễ dàng tham gia.
• Thí điểm: Nếu doanh nghiệp quy mô lớn, hãy áp dụng thử nghiệm tại một phân xưởng hoặc bộ phận trước khi nhân rộng toàn công ty để rút kinh nghiệm.

Giai đoạn 4: Đo lường, Phản hồi và Cải tiến liên tục

Văn hóa an toàn là một thực thể sống động, có thể suy thoái nếu không được nuôi dưỡng. Giai đoạn này tập trung vào việc giám sát sức khỏe của hệ thống và điều chỉnh chiến lược.

• Theo dõi Chỉ số dẫn dắt (Leading Indicators): Chuyển trọng tâm từ việc chỉ đo lường số vụ tai nạn (Lagging indicators) sang đo lường các hoạt động phòng ngừa: số lượng báo cáo mối nguy, số giờ huấn luyện, số lần lãnh đạo đi thực địa.
• Cơ chế phản hồi hai chiều: Tổ chức các buổi “Đối thoại an toàn” định kỳ để lãnh đạo lắng nghe phản hồi từ người lao động về tính hiệu quả của các chương trình mới.
• Vinh danh và Khen thưởng: Kịp thời công nhận và khen thưởng các cá nhân, tập thể có hành vi an toàn tích cực hoặc sáng kiến cải thiện môi trường làm việc. Điều này giúp củng cố động lực và lan tỏa các hành vi tốt.
• Vòng lặp cải tiến: Định kỳ 1-2 năm, thực hiện lại Giai đoạn 1 (Đánh giá) để đo lường sự thay đổi và thiết lập các mục tiêu cao hơn cho chu kỳ tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Quá trình xây dựng văn hóa an toàn doanh nghiệp là một hành trình dài hạn, đòi hỏi sự cam kết tuyệt đối từ lãnh đạo và sự tham gia chủ động của mọi thành viên, dựa trên 5 trụ cột và lộ trình 4 bước rõ ràng. Đây là một khoản đầu tư thiết yếu để đảm bảo sự phát triển bền vững và củng cố uy tín của tổ chức.

Liên hệ với Giải Pháp An Toàn để được tư vấn chi tiết về lộ trình xây dựng văn hóa an toàn doanh nghiệp phù hợp với tổ chức của bạn.