Hướng Dẫn Lưu Trữ Hồ Sơ Huấn luyện An Toàn Lao Động Theo Nghị Định 44 [Tải biểu mẫu miễn phí]
Bạn đã hoàn tất khóa huấn luyện ATVSLĐ tại doanh nghiệp, nhưng bạn không biết phải lưu trữ lại những giấy tờ gì, lưu trữ ra sao và trong bao lâu cho đúng luật? Bạn lo lắng và bối rối khi đoàn thanh tra đột xuất yêu cầu xuất trình Sổ theo dõi công tác huấn luyện hay hồ sơ năng lực đơn vị đào tạo?
GPAT Nam Việt hướng dẫn bạn cách lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối Nghị định 44/2016/NĐ-CP, giúp bạn quản lý dễ dàng và tự tin giải trình trong mọi đợt thanh tra, kiểm tra.
Tại sao phải lưu trữ hồ sơ huấn luyện đúng quy định?
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần tổ chức lớp huấn luyện và cấp thẻ an toàn là hoàn thành trách nhiệm. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý và quản trị, việc lưu trữ hồ sơ minh chứng mới là yếu tố quyết định. Một hệ thống hồ sơ chuẩn xác giúp bảo vệ doanh nghiệp trước hai áp lực lớn: chế tài xử phạt và yêu cầu từ đối tác.
1. Tránh rủi ro pháp lý & Phạt tiền theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP
Trong các đợt thanh tra định kỳ hoặc đột xuất của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nếu doanh nghiệp không xuất trình được hồ sơ lưu trữ (Sổ theo dõi, danh sách ký nhận, bài kiểm tra…), đoàn thanh tra sẽ mặc định doanh nghiệp không tổ chức huấn luyện.
Căn cứ theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động), hành vi không tổ chức hoặc không công khai hoạt động huấn luyện ATVSLĐ sẽ chịu các mức phạt nghiêm khắc:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Đối với vi phạm không lập sổ theo dõi công tác huấn luyện.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng: Đối với hành vi không tổ chức huấn luyện cho người lao động (mức phạt tăng dần theo số lượng người lao động vi phạm).
2. Nâng cao điểm số trong đánh giá ISO và khách hàng
Hồ sơ huấn luyện an toàn lao động là hạng mục bắt buộc phải có khi doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý quốc tế hoặc đón đoàn đánh giá từ khách hàng lớn (đặc biệt là các nhãn hàng Âu, Mỹ, Nhật Bản).
- Tuân thủ ISO 45001:2018: Hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp yêu cầu mọi quy trình đào tạo phải có “thông tin văn bản” để kiểm chứng năng lực nhân sự.
- Các khách hàng lớn thường yêu cầu truy xuất nguồn gốc đào tạo. Một bộ hồ sơ được lưu trữ khoa học, trích xuất nhanh sẽ chứng minh tính chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt điểm tín nhiệm cao và giữ vững hợp đồng thương mại
Hồ sơ huấn luyện ATVSLĐ đầy đủ gồm những gì?
Để vượt qua các kỳ thanh tra hoặc đánh giá ISO mà không gặp bất kỳ lỗi nào, bạn cần đảm bảo bộ hồ sơ của mình có đủ 3 nhóm tài liệu dưới đây
1. Hồ sơ pháp lý đầu vào
Đây là cơ sở pháp lý chứng minh đơn vị đào tạo có đủ thẩm quyền. Nếu thiếu phần này, toàn bộ kết quả huấn luyện phía sau có thể bị coi là vô hiệu.
- Hợp đồng huấn luyện/Hợp đồng kinh tế: Bản gốc có đầy đủ chữ ký và dấu đỏ của hai bên (Doanh nghiệp và Đơn vị đào tạo).
- Hồ sơ năng lực đơn vị đào tạo:
- Bản sao công chứng Giấy phép hoạt động huấn luyện ATVSLĐ (Hạng C) do Cục An toàn lao động hoặc Sở LĐTBXH cấp.
- Lưu ý: Kiểm tra kỹ ngày hết hạn trên giấy phép để đảm bảo đơn vị đó đang hoạt động hợp pháp tại thời điểm huấn luyện.
- Hồ sơ giảng viên: Lý lịch khoa học (CV) và chứng chỉ giảng viên ATVSLĐ (nếu thuê giảng viên ngoài hoặc đào tạo nội bộ Nhóm 4).
2. Hồ sơ quá trình đào tạo
Phần này chứng minh lớp học đã thực sự diễn ra chứ không phải chỉ làm hồ sơ khống.
- Kế hoạch huấn luyện chi tiết: Phải được người sử dụng lao động phê duyệt (Ký đóng dấu). Nội dung ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung giảng dạy.
- Danh sách trích ngang học viên:
- Bắt buộc có đầy đủ các cột: Họ tên, Năm sinh, Chức vụ, Số CCCD/CMND.
- Quan trọng: Phải có cột Chữ ký điểm danh của học viên từng buổi (sáng/chiều).
- Tài liệu/Giáo trình giảng dạy: Bộ tài liệu phát tay hoặc file bài giảng tương ứng với Nhóm đối tượng (1, 2, 3, 4, 5, 6) được quy định tại Nghị định 44.
- Sổ theo dõi công tác huấn luyện:
- Sử dụng Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP.
- Yêu cầu đơn vị đào tạo hoặc người phụ trách đóng dấu giáp lai và ký xác nhận.
3. Hồ sơ kết quả đầu ra
Minh chứng cho năng lực của người lao động sau khi hoàn thành khóa học.
- Bài kiểm tra/Sát hạch:
- Lưu trữ 100% bản gốc bài thi giấy của học viên.
- Trên bài thi phải có chấm điểm và chữ ký của giảng viên chấm thi.
- Quyết định công nhận kết quả: Văn bản quyết định cấp Chứng nhận/Thẻ an toàn kèm theo danh sách kết quả đạt yêu cầu.
- Bản sao các chứng chỉ/thẻ đã cấp:
- Scan màu và lưu trữ file mềm (PDF) của: Thẻ an toàn (Nhóm 3), Giấy chứng nhận (Nhóm 1, 2, 5, 6), Sổ theo dõi (Nhóm 4).
- Việc này phòng trường hợp thất lạc bản cứng hoặc cần tra cứu nhanh số thẻ.
Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động
Theo Nghị định 44/2016/NĐ-CP và Thông tư 31/2018/TT-BLĐTBXH về việc hướng dẫn hoạt động an toàn lao động, việc lưu trữ hồ sơ huấn luyện an toàn lao động là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Để quản lý hồ sơ huấn luyện an toàn lao động cẩn thận, tránh thất lạc và dễ dàng truy xuất, hãy áp dụng các bước sau:
Bước 1: Phân loại hồ sơ theo nhóm đối tượng (Nghị định 44)
Tuyệt đối không trộn lẫn hồ sơ của các năm hoặc các nhóm khác nhau. Hãy chia tài liệu thành 6 chồng riêng biệt tương ứng với 6 Nhóm đối tượng theo quy định tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP:
- Nhóm 1: Quản lý, Giám đốc.
- Nhóm 2: Cán bộ chuyên trách an toàn.
- Nhóm 3: Người làm công việc có yêu cầu nghiêm ngặt (Vận hành xe nâng, hàn cắt, điện…).
- Nhóm 4: Người lao động phổ thông/Văn phòng.
- Nhóm 5: Sơ cấp cứu.
- Nhóm 6: An toàn vệ sinh viên.
Mỗi nhóm có thời hạn thẻ và nội dung huấn luyện khác nhau. Phân loại ngay từ đầu giúp bạn dễ dàng theo dõi, nhắc lịch tái huấn luyện cho khách hàng, học viên của mình.
Bước 2: Đóng cuốn và Dán nhãn
Sử dụng các loại Bìa còng bật khổ F4 hoặc A4 loại 7cm – 10cm để đảm bảo độ bền khi lưu trữ lâu dài.
- Thao tác: Dùng cây bấm lỗ bấm cố định mép trái tài liệu. Không dùng kẹp bướm rời vì dễ rơi rớt.
- Quy tắc dán nhãn gáy: Hãy in nhãn dán gáy theo công thức to, rõ:[NĂM] – [NHÓM] – [ĐỢT HUẤN LUYỆN]
Ví dụ: 2025 – NHÓM 3 – ĐỢT 1 (Tháng 06)
Bước 3: Tạo trang mục lục
Hãy tạo một trang Mục lục và kẹp ngay trang đầu tiên của bìa còng.
- Mục 1: Hợp đồng & Pháp lý đơn vị đào tạo.
- Mục 2: Chương trình & Kế hoạch chi tiết.
- Mục 3: Danh sách & Điểm danh.
- Mục 4: Bài kiểm tra & Kết quả.
Bước 4: Số hóa và Quy tắc đặt tên file
Hãy Scan màu toàn bộ hồ sơ gốc sang định dạng PDF và lưu trữ lên Google Drive/OneDrive hoặc Server nội bộ.
Công thức đặt tên file: Đừng đặt tên là scan001.pdf. Hãy dùng quy tắc: [YYYY-MM-DD]_[LOẠI VĂN BẢN]_[NHÓM]_[NỘI DUNG]
- Ví dụ sai: Danh sach nhom 3.pdf
- Ví dụ đúng: 2025-06-15_DanhSachTrichNgang_Nhom3_VanHanhXeNang.pdf
Với cách đặt tên này, bạn chỉ cần gõ từ khóa “Nhóm 3” hoặc “2025” vào ô tìm kiếm là máy tính sẽ trả về kết quả chính xác ngay lập tức.
Bước 5: Bảo quản
- Lưu tại tủ hồ sơ có cửa kính hoặc tủ sắt, tránh ánh nắng trực tiếp làm bay màu mực dấu đỏ.
- Đặt các gói hạt hút ẩm vào trong tủ để chống ẩm mốc, đặc biệt với khí hậu nồm ẩm miền Bắc. Kiểm tra mối mọt định kỳ 6 tháng/lần.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ ATVSLĐ là bao lâu?
Căn cứ vào Thông tư 31/2018/TT-BLĐTBXH (Điều 8, Khoản 5) quy định tổ chức huấn luyện phải lưu hồ sơ khóa huấn luyện tối thiểu 10 năm.
Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp (người sử dụng lao động), pháp luật chưa có quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ chung cho hồ sơ huấn luyện ATVSLĐ (trừ hồ sơ TNLĐ, BNN). Do đó, chúng ta cần xác định thời gian lưu trữ tối thiểu dựa trên logic quản lý và thời hạn hiệu lực của văn bằng:
Để đảm bảo an toàn pháp lý cao nhất và sẵn sàng cho các đợt thanh tra (có thể yêu cầu xem xét hồ sơ nhiều năm trước), doanh nghiệp nên áp dụng thời gian lưu trữ tối thiểu là 05 năm cho tất cả hồ sơ huấn luyện (trừ hồ sơ TNLĐ, BNN và chứng từ kế toán), kể từ ngày kết thúc khóa huấn luyện hoặc ngày văn bằng hết hiệu lực.
Tải về bộ biểu mẫu quản lý hồ sơ ATVSLĐ (Miễn phí)
Thay vì mất hàng giờ tự soạn thảo hay loay hoay căn chỉnh định dạng, bạn hãy tải ngay bộ biểu mẫu đã được GPAT Nam Việt chuẩn hóa dưới đây. Tất cả các tài liệu đều ở định dạng Word (.docx) và Excel (.xlsx) cho phép chỉnh sửa trực tiếp, đảm bảo đúng biểu mẫu quy định tại Nghị định 44/2016/NĐ-CP.
Trọn bộ tài liệu bao gồm:
- Mẫu Sổ theo dõi công tác huấn luyện ATVSLĐ: (Mẫu số 01 – Bắt buộc). Đã kẻ sẵn bảng, chỉ cần điền thông tin.
- File Excel Danh sách trích ngang học viên: Tích hợp bộ lọc để quản lý Nhóm 1, 2, 3, 4, 5, 6 dễ dàng.
- Template Nhãn dán gáy hồ sơ: Thiết kế sẵn kích thước chuẩn cho bìa còng 7cm – 10cm. Bạn chỉ cần tải về, sửa “Năm/Nhóm” và in ra giấy decal.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Kết luận
Việc thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ ATVSLĐ bài bản không chỉ để đối phó với thanh tra, mà còn giúp doanh nghiệp sắp xếp khoa học, kiểm soát rủ ro. GPAT Nam Việt hiểu gánh nặng hành chính của bộ phận HSE/Nhân sự. Do đó, sau mỗi khóa huấn luyện, chúng tôi cam kết bàn giao bộ hồ sơ đã được phân loại, đóng cuốn và chuẩn hóa theo đúng danh mục pháp lý, giúp quý doanh nghiệp lưu trữ thuận tiện và chính xác ngay từ đầu. Liên hệ ngay GPAT Nam Việt qua hotline 0977043219 húng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn!
