Trách nhiệm của người sử dụng lao động 2025: Nghĩa vụ pháp lý & Quy định xử phạt

Trong quan hệ lao động, trách nhiệm của người sử dụng lao động được quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo sự công bằng và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp cần nắm vững các nghĩa vụ về giao kết hợp đồng, chi trả lương thưởng, đóng bảo hiểm xã hội và xây dựng quy chế làm việc theo Bộ luật Lao động 2019.

GPAT Nam Việt đã hệ thống hóa các nhóm trách nhiệm cốt lõi và khung hình phạt hiện hành để doanh nghiệp tham chiếu và thực hiện đúng quy định.

Trách nhiệm trong giai đoạn giao kết hợp đồng lao động

Giai đoạn thiết lập quan hệ lao động đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đúng các trình tự pháp lý về cung cấp thông tin và ký kết văn bản.

Nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực

Căn cứ Khoản 1 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ký kết hợp đồng, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có nghĩa vụ cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác cho người lao động. Các nội dung bắt buộc bao gồm: mô tả công việc, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, mức lương, hình thức trả lương và các chế độ bảo hiểm xã hội. Việc minh bạch thông tin là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng.

Các hành vi bị nghiêm cấm

Pháp luật lao động quy định các nguyên tắc bảo vệ quyền nhân thân và tài sản của người lao động khi giao kết hợp đồng. Theo Điều 17, doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Đồng thời, hành vi yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác để được ký hợp đồng cũng bị nghiêm cấm.

Lưu ý về chế tài:

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân của người lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Trách nhiệm về tiền lương và phúc lợi xã hội

NSDLĐ có trách nhiệm thực hiện chính xác việc hạch toán lương và tuân thủ các quy định về đóng bảo hiểm bắt buộc cho người lao động.

Quy định trả lương và bảng kê lương (Payslip)

NSDLĐ phải chi trả lương trực tiếp, đầy đủ và đúng hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng (Điều 94). Khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 quy định bắt buộc về bảng kê trả lương. Mỗi lần trả lương, doanh nghiệp phải gửi bảng kê chi tiết cho người lao động, bao gồm các thông tin: tiền lương thực tế, tiền lương làm thêm giờ, các khoản trợ cấp và nội dung các khoản khấu trừ (nếu có).

Nghĩa vụ trích nộp Bảo hiểm bắt buộc

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký, đối chiếu và trích nộp các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) hàng tháng theo quy định tại Điều 168.

Dưới đây là bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm hiện hành (2024-2025) trên quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH:

Khoản đóng	Doanh nghiệp nộp	Khấu trừ lương NLĐ	Tổng cộng
BHXH	17.5%	8%	25.5%
BHYT	3%	1.5%	4.5%
BHTN	1%	1%	2%
TỔNG	21.5%	10.5%	32%

Ví dụ tính toán áp dụng:

Giả sử nhân sự A có mức lương ghi trong hợp đồng làm căn cứ đóng bảo hiểm là 10.000.000 VNĐ/tháng. Trách nhiệm chi trả hàng tháng được xác định như sau:

• Phần doanh nghiệp đóng (21.5%): Doanh nghiệp phải chi thêm 2.150.000 VNĐ ngoài quỹ lương để nộp cho cơ quan bảo hiểm.
• Phần người lao động đóng (10.5%): Doanh nghiệp trích từ lương của nhân sự A số tiền 1.050.000 VNĐ.
• Tổng nộp cơ quan bảo hiểm: Doanh nghiệp có trách nhiệm chuyển nộp tổng cộng 3.200.000 VNĐ (bao gồm phần doanh nghiệp đóng và phần trích từ lương NLĐ) đúng hạn hàng tháng.

Trách nhiệm quản lý thời giờ làm việc & nghỉ ngơi

Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các giới hạn về thời gian làm việc để đảm bảo an toàn lao động và quy định pháp luật.

Theo Điều 105, thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ/ngày và 48 giờ/tuần.

Đối với thời gian làm thêm (OT), Điều 107 quy định: tổng số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày, không quá 40 giờ/tháng và không quá 200 giờ/năm (trừ một số trường hợp đặc biệt được phép lên tối đa 300 giờ/năm).

Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí lịch nghỉ phép năm (tối thiểu 12 ngày) và trả đủ lương cho những ngày này theo Điều 113.

Trách nhiệm của người sử dụng lao động trong về An toàn, Vệ sinh Lao động & Đào tạo

Đây là nhóm trách nhiệm đặc thù nhằm bảo vệ tính mạng và sức khỏe người lao động, được quy định chi tiết trong Luật an toàn vệ sinh lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Đảm bảo điều kiện làm việc và huấn luyện

NSDLĐ phải trang bị đầy đủ phương tiện bảo vệ cá nhân và tổ chức đánh giá rủi ro tại nơi làm việc. Đặc biệt, công tác đào tạo là bắt buộc; doanh nghiệp cần tuân thủ Nghị định 44/2016/NĐ-CP về huấn luyện an toàn lao động để phân loại và tổ chức huấn luyện cho 6 nhóm đối tượng (từ người quản lý đến người lao động trực tiếp). Việc tổ chức lớp học an toàn lao động cho doanh nghiệp định kỳ không chỉ giúp nhân sự được cấp thẻ an toàn hợp lệ mà còn giảm thiểu tối đa nguy cơ tai nạn.

 Lập kế hoạch và xây dựng văn hóa an toàn

Hằng năm, doanh nghiệp phải xây dựng và triển khai mẫu kế hoạch an toàn vệ sinh lao động, bao gồm các hạng mục về kỹ thuật, kỹ thuật vệ sinh và chăm sóc sức khỏe người lao động. Về dài hạn, việc thực thi nghiêm túc các quy định này sẽ giúp xây dựng văn hóa an toàn doanh nghiệp, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, từ đó nâng cao uy tín và năng suất lao động bền vững.

Trách nhiệm xây dựng nội quy và đối thoại tại nơi làm việc

Việc thiết lập các văn bản quy phạm nội bộ và duy trì cơ chế đối thoại là trách nhiệm bắt buộc của NSDLĐ để đảm bảo môi trường làm việc tuân thủ pháp luật.

Ban hành Nội quy lao động

Theo Điều 118, nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, bắt buộc phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. Nội dung nội quy không được trái pháp luật và phải được niêm yết công khai tại nơi làm việc. Đây là cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật lao động.

Thực hiện đối thoại định kỳ

NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với tổ chức đại diện người lao động để tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc ít nhất 01 năm/lần hoặc khi có yêu cầu (Điều 63). Hoạt động này nhằm chia sẻ thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh và giải quyết các kiến nghị của người lao động trong phạm vi quyền hạn.

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

Khi quan hệ lao động kết thúc, NSDLĐ phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về tài chính và thủ tục hành chính để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các bên.

Cụ thể, doanh nghiệp cần hoàn tất hai nhóm trách nhiệm chính sau:

• Về nghĩa vụ thanh toán: Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thanh toán dứt điểm các khoản tiền liên quan, bao gồm: tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ và trợ cấp thôi việc (nếu đủ điều kiện) theo quy định tại Điều 46 và 48.
• Về thủ tục hồ sơ: Doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (chốt sổ), trả lại sổ BHXH cùng toàn bộ giấy tờ chính khác (nếu có giữ) cho người lao động.

Tổng hợp mức phạt vi phạm hành chính

Việc không tuân thủ các trách nhiệm nêu trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Dưới đây là mức phạt áp dụng đối với tổ chức vi phạm:

Hành vi vi phạm	Căn cứ pháp lý	Mức phạt tiền (VND)
Giữ giấy tờ tùy thân/văn bằng bản chính	Khoản 2 Điều 9	20.000.000 – 25.000.000
Không giao kết HĐLĐ bằng văn bản	Khoản 1 Điều 9	2.000.000 – 25.000.000
Không trả đủ tiền lương làm thêm giờ	Khoản 2 Điều 17	5.000.000 – 100.000.000
Trốn đóng BHXH	Khoản 5 Điều 39	12% – 15% tổng số tiền (Tối đa 75 triệu)
Sa thải trái pháp luật	Khoản 2 Điều 12	Phạt tiền & Buộc nhận lại + Bồi thường

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Việc thực hiện đúng và đủ trách nhiệm của người sử dụng lao động là cơ sở để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Sự tuân thủ nghiêm túc các quy định về hợp đồng, lương thưởng, bảo hiểm và an toàn lao động không chỉ là nghĩa vụ mà còn giúp xây dựng quan hệ lao động bền vững.

Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát quy trình tuân thủ hoặc tư vấn pháp lý lao động, hãy liên hệ với GPAT Nam Việt để được giải đáp chi tiết.